เทคนิคการจัดการ งานที่ยุ่งเหยิง

Last updated: Apr 30, 2018  |  NEWS CENTER

เทคนิคการจัดการ งานที่ยุ่งเหยิง

1. ใช้เวลาของวันนี้เตรียมการสำหรับงานในวันพรุ่งนี้

ทำตัวให้มีเวลาว่างสัก 5% สำหรับเตรียมการเพื่อวันพรุ่งนี้ จะทำให้สามารถบรรลุผลงานในวันนี้ได้อย่างราบรื่น ทำให้มีเวลาว่างใหม่ๆ เพิ่มขึ้นได้อีก แทนที่จะรอให้ถูกตามงาน ต้อส่งมอบงานก่อนเวลา กำหนดเวลาส่งมอบงานของตัวเองให้เร็วกว่าเวลาส่งมอบงานจริง แล้วเคลียร์งานให้เรียบร้อย เทคนิคการใช้เวลาในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ ต้องแบ่งเวลา 1 วัน เป็น 3 ส่วน แล้วผ่อนหนักผ่อนเบาในการทำงานแต่ละวัน

ช่วงเช้า - เหมาะที่จะใช้ทำงานที่ต้องใช้ความคิด สติปัญญา เช่น คิดหาไอเดียใหม่ๆ ทบทวนวิธีการทำงานที่ทำอยู่ เป็นช่วงเวลาที่เหมาะมากกับงานที่ต้องใช้สัญชาติญาณหรืองานที่ต้องมีการวางแผน

ช่วงกลางวัน - เป็นช่วงเวลาที่ควรจะตั้งใจใช้เวลาที่มากเพียงพอเพื่อทำงานอะไรสักอย่างให้เสร็จสิ้นไป เพราะความสามารถในการพิจารณาตัดสินและความฉับไวในการคิดจะลดน้อยลงไปตามเวลาที่ผ่านไป ช่วงกลางวันจึงเป็นช่วงเวลาที่เหมาะจะทำงานทีมีวิธีการกำหนดไว้แล้ว

ช่วงเย็น - เป็นช่วงเวลาที่สำคัญสำหรับส่วนตัวของแต่ละคนที่สามารถกำหนดวิธีการใช้เวลาได้ด้วยเจตนารมณ์ของตนเอง ช่วงเย็นนั้นเป็นช่วงเวลาที่สำคัญอย่างยิ่งที่เราสามารถใช้ปรับสภาวะจิตใจของเราในแต่ละวันได้

 

2. กำหนดความสำคัญของงานแต่ละอย่าง แล้วทำให้สำเร็จทีละอย่าง

ใช้วิธีบันทึกงานที่ควรจะทำลงในสมุดบันทึก หากใช้กระดาษติดแปะ (แบบ Post-it) จะทำให้สะดวกยิ่งขึ้น เพราะจะเห็นได้ง่าย และหากเป็นกระดาษสีเหลืองก็จะช่วยกระตุ้นสมอง กระตุ้นให้อยากทำงานมากขึ้นอีกด้วย เมื่อทำงานเสร็จไปหนึ่งอย่าง ก็เอากระดาษติดแปะที่เป็นเรื่องของงานนั้นทิ้งละตะกร้าไป ทำให้รู้สึกว่างานได้สำเร็จลุล่วงไปอย่างหนึ่งแล้ว เป็นการเปลี่ยนความรู้สึกให้มีความสบายใจมากขึ้น สำหรับงานใหญ่ที่ต้องใช้เวลามากนั้น ต้องเขียนลงไปในกำหนดการว่าจะทำช่วงไหน เมื่อไร เพื่อจะได้เตรียมเวลาเอาไว้ หากจำไว้ในใจเพียงอย่างเดียว ก็จะมีแต่ความกดดันจากความรับผิดชอบที่มีอยู่ ทำให้รู้สึกว่ามีภาระหนัก

 

3. ต้องมีเวลา Golden Time เป็นของตัวเอง

คือเวลาที่ทำงานแล้วรู้สึกสนุกสนาน สามารถทำงานอย่างมีสมาธิ และมีประสิทธิภาพสูง เวลาทองสำหรับตัวเองก็คือเวลาที่ตัวเองสามารถทำงานอดิเรก หรรือสิ่งที่ตัวเองชอบได้ นอกจากนั้นยังต้องค้นหาเวลาทองสำหรับครอบครัวด้วย เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานด้วย การกำจัดความสูญเปล่าความไม่สม่ำเสมอและการฝึกทำกำจัดความสูญเปล่าเวลาทำงานที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์โดยครง จริงๆ แล้วมีไม่ถึงครึ่ง การกำจัดความสูญเปล่าจะทำให้เราเพิ่มงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้ได้มากขึ้น การวางแผนแล้วทำงานอย่างมีแผน จะช่วยลดความสูญเปล่าได้

 

4. เลือกทิ้งงานบางอย่าง เพื่อทำงานที่มีมูลค่าเพิ่มสูงกว่า

ถ้าอยากทำไปหมดทุกเรื่อง ก็ไม่สามารถทำงานที่สำคัญจริงๆ ได้ ต้องทำงานแต่ละอย่างที่อยู่ในมือให้เสร็จเรียบร้อย งานที่ทำได้ทันทีก็ต้องรีบจัดการเคลียร์ให้เรียบร้อยไปก่อน เป็นการลดจำนวนของงานลงได้ชัดเจน ถ้างานแต่ละอย่างล้วนแต่ทำคั่งค้างครึ่งๆ กลางๆ ก็จะทำใหเกังวลใจ ไม่มีสมาธิที่จะทำงานอย่างอื่นต่อไปได้

 

5. การสรุปทันที ตัดสินใจทันที ลงมือทำทันทีด้วยความรวดเร็ว

หากเราทำงานอย่างรวดเร็วจะช่วยให้เกิดกำลังใจในการทำงาน และกระตุ้นความรู้สึกในการบรรลุเป้าหมาย อย่าผัดวันประกันพรุ่ง ให้ใช้วิธีหักลบในการทำงาน

 

6. สะสางสิ่งที่อยู่รอบตัว เพื่อให้ทำงานได้คล่องตัวมากขึ้น

สะสาง สะดวก คือ การทิ้ง เก็บรวม กำหนดสถานที่เก็บ ดูแลรักษา ซ้ำหลายๆ ครั้งเป็นประจำ จะทำให้สามารถใช้พื้นที่ที่มีอยู่อย่างจำกัด ให้เป็นประโยชน์สูงสุด

 

สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงแค่ตัวอย่างเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถทำให้เราบริหารจัดการงานของเราได้เป็นอย่างดี หวังว่าทุกท่านจะสนุกกับการนำเทคนิคต่างๆ ไปปรับใช้ และเห็นผลลัพธ์อย่างชัดเจนค่ะ

 

ขอบคุณบทความดีๆ จาก https://www.sanook.com

ผู้เขียน ดร. สมมิทธิ์ มีแสงนิล

Photo by rawpixel.com on Unsplash

Powered by MakeWebEasy.com